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提案書を社内で作成すると、作業時間ばかりが増え、生産性を上げるための仕事をする時間が減少してしまいます。
予算が合うのであれば、作業時間になる資料作りは外部に委託して、従業員が生産性の上がる仕事に取組め、体の負担も少なくなるように社内的に取り組むことが今後のビジネスの発展につながります。
資料作成会社を活用する理由
コロナの影響で在宅ワークが定着しただけでなく、短時間で生産性を上げる働き方が求められるようになりつつあります。
そのためには、生産性を上げるための考える時間やミーティングをする時間を大切にするべきです。
しかし、日本の会社の多くは、考える時間よりも、その後の作業時間を評価する傾向にあります。作業時間は、決して生産性を上げるための時間ではありません。
ちなみに、日本の労働生産性は、2021年現在、経済協力開発機構（OECD）加盟国38カ国中27位と低迷しています。
生産性を上げるためには、作業時間にあたる仕事は、積極的に外部に委託する方が得策です。
さらに、今後は少子高齢化が進み、生産年齢人口も減少していきます。少数精鋭で戦える体制を準備するためにも外部協力は必要になります。
資料を外部委託することで、作業時間は大幅に減少するだけでなく、客観的に見ることができるので、構成、デザイン性、見やすさを鑑みて、より相手に伝わりやすい資料を作成することができます。
構成案
考える上で時間がかかるのが構成です。
どのような順番で伝えれば、相手が納得してくれるのかは、資料作成の中で一番の重要ポイントです。
ミーティングで決めた構成案であっても、いざ、資料作成されて見返してみると「どうも順番が…」となることはよくあることです。
デザイン性
文字ばかりが並ぶと読むのに疲れてしまいます。また、視覚に訴えるものがなければ理解がしにくいだけでなく、印象にも残りにくくなります。
図や写真を入れながら見やすくすると理解も早まるし、印象にも残ります。
外部に作成を依頼するからこそ、客観的に見ることができて気づくのです。
また、外部に依頼するとデザインの専門スキルを持った人材も揃っているので、相手に伝わるクオリティーの高い資料が出来上がります。
NTTコム リサーチによると資料作成における失敗経験については、最も多いのが「誤字脱字」で58.3％、次いで「文章表現が不適切だった」（33.8％）、「相手の意図を読み違えた」（26.5％）が続く結果となった。
また、実際に普段の業務の中で作成している資料は、報告書73.9％、日報・週報46.8％、議事録72.7％、プレゼン資料38.2％だった。
この結果からもプレゼン資料については、作成し慣れていないことが分かります。
資料作成を外部委託するメリット
資料作成を外部委託すると以下のようなメリットがあります。
・資料の質の向上
・生産性を上げる業務に集中できる
・残業代よりもコストが削減できる
・ミスが少なくなる
・受注率が上がる
資料の質の向上
対外的に提出する営業資料やプレゼン資料は、外部委託するのがおススメです。
デザインの専門家が作成するので、質の高い資料が出来上がります。
ここ一番の時には、自信をもって提出できる資料ができるのが外部委託する良さになります。
生産性を上げる業務に集中できる
作業時間のかかる資料を外部に委託することで、生産性の高い業務に時間を当てることができるようになります。
プレゼン資料を作る時間は作業時間になります。しかし、どのように提案するのか、何を話せば相手が納得してくれるのかを考える時間は生産性を上げることにつながります。
残業代よりもコストが削減できる
資料作成を外部委託することで、残業代をカットできるだけでなく、従業員の負担も軽減させることができます。
資料作りは、従業員にとって苦痛を伴うことが多いですが、外注先は、その道のプロです。従業員が作るよりも短時間で作成できるので、結果的には、残業代よりも安く仕上げることができます。
ミスが少なくなる
自分で作成した資料は、間違いがなかなか発見することができません。
外注すれば、上がってきたものを第三者の視点で見ることができるので、間違いも発見しやすくなります。
それが、ミスをなくすことに繋がり、信頼度もアップします。
受注率が上がる
企業間取引では、上層部にプレゼンする機会は少ないものです。中間管理職から上層部へ説明するのが通常です。
その際、上層部は担当者の説明と資料の内容で判断します。
ということは、資料のでき次第で受注が決まるといっても過言ではありません。資料の品質が受注率アップにつながります。
資料作成を外注するデメリット
外部に委託する場合は、メリットばかりではありません。デメリットもあるので共有したいと思います。
デメリットは、下記の3つです
・費用がかかる
・資料の構成は依頼者が考える
・コミュニケーションの不安
費用がかかる
外部に委託する場合は、費用が発生します。自社で行う場合の人件費と比較検討するためにも、事前に見積を取っておくことが大切です。
また、修正などによる追加料金の発生についても確認しておくことをお勧めします。
資料の構成は依頼者が考える
構成を自社で考えると言いうことは、スライドに使うメッセージも自分たちで考えるということになります。これは、非常に手間と時間がかかります。
確かに、渡した材料でデザインするのはプロかもしれませんが、ライティング力や構成力がない制作会社だと自分たちで考えることになります。
まずは、どこまでのことをしてくれるのか業務の範囲を確認することが大切です。
コミュニケーションの不安
外部に委託する場合は、正確に意図が理解してもらえていることが大切です。
違った方向のものが上がってくると納金今に合わないことにもなりかねません。
そのようなことがないように、へたくそでもいいので簡単な絵に落として説明することで正確な糸を伝えることができます。
外注に依頼するときのポイント
資料制作を外部に依頼するときは、いくつかのポイントがあります。このポイントが分かっていれば、業者の選定も上手くいきます。
そのポイントとは、以下の4つです。
・パワポで作れる
・価格の確認
・製作実績
・納期の確認
パワポで作れる
プレゼンに欠かせないのがパワーポイントです。
スライドに移しながら、話す順番通りに見せながら話を進めることができるソフトはパワーポイントしかないからです。
ですから、パワポで見やすく美しいデザインを上げることができるかどうかの確認が必要です。
価格の確認
外部に依頼するときは費用が発生します。
仕事の依頼内容が、料金と見合っているかどうかを確認する必要があるからです。
製作実績
依頼するときに確認しておきたいのが制作実績です。
通常は、内部資料ですので見せてもらうことは難しいですが、どれくらいの実績があるのかは公開しているケースもあります。
もしなければ、実績を口頭でもよいので聞いた方がよいです。
納期の確認
資料作成で大切なのが納期です。
依頼した内容は、何日でできるのかの確認をしておかなければ、発注してから納期に間に合わないということが発生してしまいます。
できれば、修正することも考えて資料が必要な4~5日前に納期を設定しておくと、いざの時にも慌てずに済みます。
外注費用とできることを確認する
資料作成は、1スライドが基本料金になっている業者が多いです。
相場観としては5千円～3万円と幅はありますが、平均すれば9千円前後です。
対象になる制作資料も確認しておきましょう。
・営業資料
・企画書
・提案書
・講演資料
・プレゼン資料
・事業説明資料
・媒体資料
・事業計画書
など、資料と行ってもいろんな種類があるので、依頼したい資料を作れるのかどうかを確認しておくことが大切です。
提案書の基本構成
企画書や提案書には基本の流れがあります。流れに沿って作成することで理解しやすい企画書や提案書になります。
・表紙
・目次
・目的、趣旨
・現状認識、市場調査、分析、課題確認
・企画コンセプト
・販促プラン
・スケジュール
表紙
表紙で大切なのは、タイトルとそのデザインです。
どのような目的の提案書なのかが明確にわかるようにすることで企画全体がはっきりとわかるように組み立てましょう。
目次
目次の表現方法は種々ありますが、提案書に何が書かれているのか、話す順番を明確に伝える役目をするのでわかりやすく作ることが大切です。
目的、趣旨
提案の目的、趣旨が伝わるような書き方をすることがポイントです。図や画像で示すことができればより伝わりやすくなります。
現状認識、市場調査、分析、課題確認
現状認識をしてもらうための市場分析は必要です。これがないと現状の問題点に真実味がなくなります。
企画コンセプト
調査分析から定義した課題や問題点をどのように解決するのか、企画のコンセプトを明確にし、ターゲットに何をどうしていくのかを確認します。
販促プラン
どのようにして商品やサービスを市場に広めていくのか具体的な販促プランを提示します。
スケジュール
最後に、提示するのがスケジュールです。
短期・中期・長期にどのように展開していくのか、具体的な数字目標をはっきりさせるだけでなく、売上計画などのシュミレーションも同時に提案することが大切です。
まとめ
資料作成を外部に依頼するときは、依頼するときのポイントを押さえるだけではなく、社内的に外部に委託するときのメリット・デメリットも明確にしておくことが大切です。
資料を委託する上で忘れてはいけないのが、納期の確認です。できれば、資料を使う数日前に資料を確認できる納期設定しておくと万が一に備えることができます。
